Softronic AB
Softronic är ett börsbolag med en omsättning över 600 miljoner bestående av ca 40 juridiska enheter. Innan man implementerade Budget Tracker användes Excel, som så många andra. Det var många Excelmallar, med formler som styrdes av makron, byggda av en enmansfirma. När organisationen ständigt ändrades var det tidskrävande att bygga om dessa. Vidare var det tungrott och det var svårt att spegla det struktur man önskade. I övrigt hade man bytt affärssystem till Dynamics NAV. Som börsbolag skall man också följa de lagar och regler det medför.
Målet var att snabba upp budget- och prognosarbetet, få bättre kvalitet, bättre användarvänlighet, se till att processen fungerar bättre, och även löpande följa hur man ligger till på enklare sätt, bättre överblick samt ökad säkerhet och intern kontroll. Genom att implementera Budget Tracker och rapporter i Power BI lyckades man med målet. Nu har man bättre utfallsrapportering mot prognos på alla nivåer, dessutom kopplad till affärsplan.
Förutom budgeten i resultaträkningsperspektiv görs även budget på kunder. Nu är det bättre koll på att följa upp budgeten på kunderna. Kundbudgeten ska då givetvis stämma med Resultaträkningsbudgeten på intäktssidan och direkta kostnader och på samma sätt, jobba med prognoser och löpande uppföljning även för detta.
Inom Softronic råder en hög kostnadsmedvetenhet, och man tittar alltid på kostnad mot prestanda. När man skulle handla upp Budget/Prognossystem tittade man på många system, gjorde en noggrann marknadsanalys, däribland några av de marknadsledande systemen. Men det fanns inget system som kunde matcha Budget Tracker mot Softronics krav såväl som initialkostnader som långsiktiga drifts- och konsultkostnader.
En annan viktig del i verksamhetsstyrningen är Tendensprognosen i Budget Tracker, som innebär kontroll på hur det ser ut för konsultverksamheten.. ”Tendensprognosen visar hur det kommer se ut med den takten man har nu, till slutet av månaden.”, säger Anders Bergamn. Detta är även kopplat till kundbudgeten samt koppling till affärsplanen och att man kontinuerligt jobbar efter den.
Vad har uppnåtts med hjälp av Budget Tracker, sammanfattning fördelar:
- ”Allt i ett”-verktyg byggt för verksamheten med snabb access i komplex organisation till prognoser, nyckeltal och utfall.
- Hög säkerhet med behörighetssystem.
- Koppling möjliggörs mellan affärsplan, prognos och utfall per kund.
- Tendensprognos möjliggör bättre beläggning.
Sammanfattning hur arbetet sker idag, i Budget Tracker
Centralt:
- Dokumenterar budgetförutsättningarna
- Skapar budgetunderlag för hela organisationen genom att hämta föregående års utfall
- Uppdaterar förra årets lokal- och overheadkostnader samt fördelar ut dessa på enheterna.
Budgetansvariga:
- Budgeterar Intäkter/Kostnader på egna ansvarsområdet
- Specificerar kostnader för avdelningen
- Personalkostnaderna:
- Det mesta är färdigifyllt från tidigare års data
- Kompletterar med rörliga löner
- Uppdaterar semesterplanerna för sin personal
- Lägg till planerade nyanställningar
- Nyanställda läggs ifrån den dagen dom börjar. Tidigare var det svårt, blev stort efterarbete och mycket jobb att rensa upp.
- Budgeterar Konsultintäkter och Beläggning.
Kundbudget/Prognos:
- Budgeterar externa intäkter per kund/kundkategori
- Definierar interna köp/sälj av resurser mellan konsultenheterna
- Stämmer enkelt av i rapportvy att intäkterna på kunder är lika med tidigare specificerade övergripande intäkter
Alla (varje månad):
- Övergripande resultatuppföljning
- Detaljuppföljning med drill-down ner till transaktion och dokument
- Kommenterar avvikelse mot prognos
Softronic erbjuder ett brett utbud av IT- och managementtjänster med ett helhetsansvar för kundens behov.
Företaget har vuxit från fem anställda 1984 till ca 500 anställda och är sedan 1998 noterat på Stockholmsbörsen.