Hur mår mitt företag/organisation? Vart är vi på väg? Hur kan vi smidigt få kontroll och styra?
Idag använder många företag och organisationer Excel för att hantera budget och prognos. Många gånger blir det bara en budget på årsbasis som redan är inaktuell när första månadens resultat skall analyseras. Arbetet sker oftast på ekonomiavdelningen som tittar på tidigare siffror och gissar, men man involverar inte personalen ute i organisationen som är de personer som faktiskt ska åstadkomma sifforna. Ibland försöker man, men det blir tungrott att få ihop sifforna, med många versioner av Excelark och det händer allt som oftast att det smyger in fel i formler. Man önskar även möjlighet att göra smidigare modeller som mer påminner om företagets virtuella organisation, och sist men inte minst, vill man komma ifrån konton och kostnadsställen då personalen inte alltid är bekväm med dessa begrepp.
Med Budget Tracker Finans löser vi allt detta. Ni får enkelt in siffrorna från affärssystemet i Budget Trackers databas, bygger snabbt upp modeller såsom ni vill budgetera och prognostisera och når ut i organisationen med Budget Trackers enkla och smidiga gränssnitt, helt webbaserat, så att alla kan bidra och dessutom med begrepp som alla förstår. När fler bidrar i organisationen ökar även engagemanget och en hävstång uppnås, alla vill stå för ”sina” siffror.
Med Budget Tracker uppnår man enormt mycket funktionalitet utan att behöva investera i de stora, dyra och mer tungrodda systemen. Äntligen finns det, med Budget Tracker, ett kraftfullt, kostnadseffektivt och användarvänligt budget- och prognosverktyg för alla, oavsett bransch och oavsett plånbok.
Budget Tracker Basmodul tillgodoser företags och organisationers finansiella budget och prognoshantering. Data hämtas från affärssystemet, och sen startar budgetprocessen med möjlighet att även göra ett antal prognoser under året. Budget Tracker underlättar för organisationen olika delar att aktivt medverka och påverka budget och prognoshanteringen med utfallsuppföljningen för sin del av verksamheten och samtidigt förbättra och underlätta avvikelserapporteringen med dess kommentarer till ledningen. Möjligheten att företagsanpassa rapportraderna i resultaträkningen (men ändå kopplad till kontoplanen) ökar förståelsen och deltagandet i resultatanalyserna.
Andra nyttiga funktioner
- Skapa legala och virtuella företags/organisationsstrukturer
- Rullande budget/prognoser
- Workflowhantering med status kring var i processen en viss resultatenhet befinner sig
- Färdiga integrationer med ett flertal affärssystem
- Budgeten är integrerad med MS Excel i båda riktningarna
- Skapar prognos baserad på den senaste prognosen där du kan lägga in dina ändringar
- Jämför budget och prognos med faktiskt resultat
- Utfallsanalys med ”drill-down” ner till enskild transaktion samt kund- och leverantörsreskontra med bakomliggande order eller inköp med dess faktura
- Kommentarer från användaren om utfallsavvikelse från budget eller prognos
- Ledningen kan få sammanfattade rapporter
- Alla prognoser lagras för jämförelser och historik
- Webbaserat för slutanvändaren
Den viktigaste skillnaden mellan budgeten och prognosen är att prognosen är ett levande instrument med syfte att fånga upp förändringar gällande intäkter och kostnader under året och på så sätt få ett bättre närmevärde på vad resultatet kan bli i framtiden. Nya prognoser görs månads eller kvartalsvis medan budgeten ligger fast för hela året.
Prognosens styrkor
- Prognoser kan tydligare åskådliggöra information om förändrade försäljningsvolymer. Både minskade och ökade volymer kräver ofta ett snabbt agerande. Försäljningen är traditionellt svårbedömd i budgetprocessen.
- Prognoserna är en kort och enkel process vid tillgång till rätt verktyg. Nödvändig information finns i systemen, problematiken ligger i att sammanställa den och tillgång till ett verktyg för analys.
- Konjunkturförändringar och annan extern kan påverkan fångas upp i prognosen.
- Vid oförutsedda interna förändringar kan konsekvenserna snabbare överblickas.
- Prognoserna får de anställda att tänka till och engagera sig i verksamheten kontinuerligt.
Budgetens styrkor
- Budgeten är en viktig del i företagets långsiktiga strategiska planering. Strategin tas fram mot ett någorlunda väldefinierat långsiktigt mål med den årliga budgeten som vägvisaren för att nå dessa mål.
- Budgetprocessen kan användas till att förbättra och trimma verksamheten. En grundlig genomgång av verksamheten en gång per år där de involverade tvingas tänka igenom vad det är som görs bra, vad som görs mindre bra och vad det är som kan förbättras.
- Budgeten är ett bra hjälpmedel som grund för att styra företagets interna verksamhet, exempelvis investeringar, anställningar och organisationsutveckling.
- Den tvingar budgetansvariga att prioritera och motivera kostnader inom sitt ansvarsområde.
Framgångsfaktorer
- Kombinera budget med prognoser.
- Förenkla budgetprocessen. Undvik dubbel administration, koncentrera er på de mest betydelsefulla posterna i budgeten.
- Använd ett verktyg för sammanställning av statistik och analys. Undvik att göra prognoser baserat på känsla.
- I prognosarbetet med förklarande noteringar kan företaget motivera att man går utanför budget.